会议室无纸化会议交互系统

省交通运输厅无纸化会议系统,拟建在现有会议室的基础上建设基于专用室内无线网络和移动平板设备的无纸化会议交互系统,实现会议签到、文件分发、文件上传、文件同步演示、候会管理等功能。提高效率,节省印刷费用,低碳、环保。

结合现有的会议程序和习惯,使用电子文件资料替代传统纸质文件资料,提高会议服务能力和会议召开质量。实现包括会议通知、会议议题准备、会议资料呈现、会议过程管控、会议资料整理、会议文件存档等会前、会中、会后全程无纸化智能管理。

(一)功能先容

1、会前准备。

(1)会议通知管理:根据会议信息形成会议通知,生成参会人员名单、签到表、与办公系统对接实现短信通知。

(2)议题管理:新建议题,对议题进行的管理,选择议题创建会议方案。

(3)文件管理: 对会议文件集中存储管理,会议文件按议题显示并按权限自动推送到终端,设置参会人员对文件的使用权限,保证会议资料的安全;

(4)会场设置:为会议添加参会人员、设置欢迎词,安排参会人员座位,在终端显示座牌。

(5)会务分组:根据会务要求,提供人员分组管理及每次会议的参会人员分组管理功能,便于查阅会议相关的议题,进行统一管理。

2、会中功能。

(1)会议签到。参会人员电子签到管理及状态查询。

(2)参会人员。显示参会人员的列表信息。

(3)会议文件阅读。显示并打开分发的会议文件,支撑WORD、TXT、Excel等格式自动转换PDF格式,支撑全屏显示、横竖屏幕切换、手写批注、会议文件批注、同屏阅读。

(4)同步现场。支撑打开文档并同步共享演示文档、批注文档、观看同步演示。

(5)会议投票。提供会议现场的投票表决功能,自动统计结果,支撑投票终端将实时投票结果输出到大屏幕。

(6)视频服务。支撑常用格式的视频文件播放。

(7)一键同屏: 任何一台终端可以在会议过程中一键同屏画面到其他会议终端或到大屏幕。

(8)主持功能。主持人席位特有,包括界面强切、投票控制等功能。

(9)中控功能。支撑统一屏幕控制、统一关机,操作接入中控的设备。

(10) 会务服务。为参会人员提供会议所需的服务。例如:需要纸、笔、茶水或者其他的帮助。

(11) 文件推送。将会议文件资料推送分发到相关参会人员。

(12) 候会管理。会议议程提醒。

3、会后功能

(1)会议文件归档:会议结束后,相关会议资料文件进行归档,对用户批注信息内容进行管理、汇总,形成会议纪要。

(2)结束会议: 服务器自动与终端连接,终端支撑自动清空本次会议所有信息
自动清空会议资料,服务器自动清空终端会议资料。

(二)建设内容

1、移动会议终端(80套)

(1)▲iOS或Android系统,内存≥4GB,Flash≥64GB;

(2)▲屏幕尺寸:≥10.5寸触摸屏;

(3)▲屏幕分辨率:≥2048×1600;

(4)支撑2.4GHz和5GHz无线传输;

(5)▲电池容量:≥7000mAh。

2、无纸化会议终端App

(1)不少于80套;

(2)支撑同时在线用户数≥80个,客户端安装数量不受限制;

(3)支撑iOS、Android系统、Windows 7/8/Vista/10;

(4)系统支撑纯网络组网(免 VGA、AV、DVI、HDMI布线);

(5)▲支撑多会议预置、文件自动按权限自动分发,兼容常用办公App,会议签到、投票表决、交互式电子白板、电子铭牌显示、手写批注、会议交流、会议服务等功能;

(6)▲会议文件自动转换为PDF格式(支撑 doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、png、jpg、txt等);

(7)▲支撑用户界面UI定制、横竖屏幕切换。

(8)支撑会议终端一键同屏到大屏幕和其他会议终端。

(9)主席机切换视频会议画面同步到所有会议终端及大屏幕并且显示延迟小于 0.5秒;

发布时间:2020-09-09 16:36:32   编辑:北京万歌恒宇
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